Di satu segi arsip berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistic, film, kaset,cd dsb. Di segi lain arsip dapat diartikan sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumen dan atau bukti-bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu terungkap pada pernyataan ‘Arsip Nasional’ menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi,
perjanjian
Roem-Ruijen, teks lagu Indonesia Raya, dsb. Istilah arsip yang
dibicarakan diatas adalah berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang
ucapannya sesuai dengan bahasa aslinya sulit
1. Penyimpanan
(storing), ini berarti arsip perlu disimpan, tidak boleh diletakkan
demikian rupa sehingga setiap orang dapat membaca.Arsip begaimana pun
kecilnya tetap bersifat rahasia.
2. Penempatan
(placing), ini berarti arsip tidak sekedar disimpan,tetapi harus diatur
di mana arsip itu harus diletakkan. Penempatan arsip sangat terkait
dengan penemuan kembali apabila diperlukan.
3. Penemuan
kembali (finding), ini berarti arsip harus dapat ditemukan kembali
apabila diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat.
Penggolongan Arsip
Dalam
rangka menata arsip dengan baik, perlu dikelompokkan dalam empat
golongan arsip. Hal ini
untuk memudahkan pemilahan dalam penyimpanan
maupunpenyingkaran bagi arsip yang sudah tidak
memiliki nilai. Empat
golongan arsip itu adalah seperti berikut ini.
1. Arsip
tidak penting, yaitu puak (kelompok) arsip yang nilai kegunaannya hanya
sebatas sebagai informasi. Puak arsip ini tidak perlu disimpan dalam
jangka waktu lama, karena setelah apa yang diinformasikan sudah selesai
berarti sudah tidak ada nilai kegunaannya. Puak arsip ini dapat diberi
tanda (T). Puak arsip ini akan disimpan paling lama dalam jangka waktu 1
tahun.
2. Arsip
biasa, yaitu puak arsip yang mempunyai nilai guna saat ini dan masih
diperlukan pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu 1-5 tahun.
Puak arsip ini dapat diberi tanda (B).
3. Arsip
penting, yaitu puak arsip nilai gunanya mempunyai hubungan dengan
kegiatan masa lampau dan masa yang akan datang. Puak arsip ini akan
disimpan dalam jangka waktu 5-10 tahun dan dapat diberi tanda (P).
4. Arsip
sangat penting, yaitu puak arsip yang dipakai sebagai pengingat dalam
jangka waktu yang tidak terbatas (abadi). Puak arsip ini termasuk arsip
vital sehingga harus disimpan terus dan diberi tanda (V)
Jenis Arsip
Berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi, dibedakan jenis arsip seperti berikut ini.
1. Arsip aktif (dinamis aktif), yaitu arsip yang secara langsung masih digunakan dalam proses kegiatan kerja.
2. Arsip inakif (dinamis inaktif), yaitu arsip yang penggunaannya tidak langsung sebagai bahan informasi.
3. Arsip
dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan,pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara (pasal 2 ayat a UU No.7 tahun 1971).
4. Arsip
statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara (pasal 2 ayat b UU
No. 7 tahun 1971).
Tempat Penyimpanan arsip
Arsip
disimpan di lemari atau di “filing cabinet” (filing kabinet) yang
ditempatkan di suatu ruang atau
gedung. Filing kabinet atau “lemari
arsip berlaci” (disingkat lemaci). Kenyataan dilapangan masih ada
penggunaan lemari (bukan lemari khusus arsip) dan belum menggunakan
“lemaci” sebagai tempat
penyimpanan arsip. Hal seperti itu masih terjadi
di organisasi – organisasi yang relative kecil atau
instansi – instansi
pemerintah di tingkat bawah (misalnya kecamatan, kelurahan dan
sebagainya).
Apabila masih tetap menggunakan lemari (lemari kayu)
sebagai tempat penyimpanan arsip karena
tidak memiliki “lemaci” maka
penggunaan lemari tersebut harus memperhatikan 3 hal:
1. Lemari
harus kuat (dari kayu jati atau kayu yang kualitasnya baik) supaya
tidak cepat rusak karena dimakan rayap atau dimasuki hewan pengerat
maupun rusak karena usia.
2. Ukuran sekat lemari harus disesuaikan dengan ukuran map atau folder sebagai tempat penyimpanan arsip
3. Konstruksi
lemari harus memungkinkan adanya kemudahan dalam menyimpan,
menempatkan, maupun menemukan kembaki arsip yang disimpan. Sebaiknya
tempat menyimpan arsip menggunakan lemaci atau filing cabinet atau
lemari yang memang khusus untuk arsip. Lemaci (filing cabinet) yang
berukuran standart yang biasa untuk menyimpan arsip,
terdiri atas 3 atau 4 laci. Ruang yang digunakan untuk menyimpan
arsipharus memperhatikan beberapa ketentuan agar arsip yang disimpan
terjamin aman.