Pengertian Surat , Macam-macam dan Contoh Surat

Pengertian Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.

Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip dan perawatan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip arsip dari kerusakan, kerusakan arsip dapat disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor internal dan faktor eksternal.

Faktor internal adalah faktor-faktor yang disebabkan dari dalam, sedangkan faktor eksternal adalah faktor-faktor kerusakan yang disebabkan dari luar arsip.

Arsip Dalam Administrasi Perkantoran

Pengertian Arsip
Di satu segi arsip berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistic, film, kaset,cd dsb. Di segi lain arsip dapat diartikan sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumen dan atau bukti-bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu terungkap pada pernyataan ‘Arsip Nasional’ menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi,

perjanjian Roem-Ruijen, teks lagu Indonesia Raya, dsb. Istilah arsip yang dibicarakan diatas adalah berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang ucapannya sesuai dengan bahasa aslinya sulit

 

 => cara dan prosedur penyimpanannya (kearsipan). Hal itu dapat dijelaskan dengan keterangan berikut ini.

1.                          Penyimpanan (storing), ini berarti arsip perlu disimpan, tidak boleh diletakkan demikian rupa sehingga setiap orang dapat membaca.Arsip begaimana pun kecilnya tetap bersifat rahasia. 

2.                          Penempatan (placing), ini berarti arsip tidak sekedar disimpan,tetapi harus diatur di mana arsip itu harus diletakkan. Penempatan arsip sangat terkait dengan penemuan kembali apabila diperlukan. 

3.                          Penemuan kembali (finding), ini berarti arsip harus dapat ditemukan kembali apabila diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat. 

Penggolongan Arsip

Dalam rangka menata arsip dengan baik, perlu dikelompokkan dalam empat golongan arsip. Hal ini

untuk memudahkan pemilahan dalam penyimpanan maupunpenyingkaran bagi arsip yang sudah tidak

memiliki nilai. Empat golongan arsip itu adalah seperti berikut ini.

1.  Arsip tidak penting, yaitu puak (kelompok) arsip yang nilai kegunaannya hanya sebatas sebagai informasi. Puak arsip ini tidak perlu disimpan dalam jangka waktu lama, karena setelah apa yang diinformasikan sudah selesai berarti sudah tidak ada nilai kegunaannya. Puak arsip ini dapat diberi tanda (T). Puak arsip ini akan disimpan paling lama dalam jangka waktu 1 tahun.

2.      Arsip biasa, yaitu puak arsip yang mempunyai nilai guna saat ini dan masih diperlukan pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu 1-5 tahun. Puak arsip ini dapat diberi tanda (B).

3.      Arsip penting, yaitu puak arsip nilai gunanya mempunyai hubungan dengan kegiatan masa lampau dan masa yang akan datang. Puak arsip ini akan disimpan dalam jangka waktu 5-10 tahun dan dapat diberi tanda (P).

4.      Arsip sangat penting, yaitu puak arsip yang dipakai sebagai pengingat dalam jangka waktu yang tidak terbatas (abadi). Puak arsip ini termasuk arsip vital sehingga harus disimpan terus dan diberi tanda (V) 

Jenis Arsip

 Berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi, dibedakan jenis arsip seperti berikut ini.

1.      Arsip aktif (dinamis aktif), yaitu arsip yang secara langsung masih digunakan dalam proses kegiatan kerja.

2.    Arsip inakif (dinamis inaktif), yaitu arsip yang penggunaannya tidak langsung sebagai bahan informasi.

3.     Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara (pasal 2 ayat a UU No.7 tahun 1971).

4.  Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara (pasal 2 ayat b UU No. 7 tahun 1971).

Tempat Penyimpanan arsip

Arsip disimpan di lemari atau di “filing cabinet” (filing kabinet) yang ditempatkan di suatu ruang atau

gedung. Filing kabinet atau “lemari arsip berlaci” (disingkat lemaci). Kenyataan dilapangan masih ada

penggunaan lemari (bukan lemari khusus arsip) dan belum menggunakan “lemaci” sebagai tempat

penyimpanan arsip. Hal seperti itu masih terjadi di organisasi – organisasi yang relative kecil atau

instansi – instansi pemerintah di tingkat bawah (misalnya kecamatan, kelurahan dan sebagainya).

Apabila masih tetap menggunakan lemari (lemari kayu) sebagai tempat penyimpanan arsip karena

tidak memiliki “lemaci” maka penggunaan lemari tersebut harus memperhatikan 3 hal:

1.      Lemari harus kuat (dari kayu jati atau kayu yang kualitasnya baik) supaya tidak cepat rusak karena dimakan rayap atau dimasuki hewan pengerat maupun rusak karena usia.

2.  Ukuran sekat lemari harus disesuaikan dengan ukuran map atau folder sebagai tempat penyimpanan arsip

     3.   Konstruksi lemari harus memungkinkan adanya kemudahan dalam menyimpan, menempatkan, maupun menemukan kembaki arsip yang disimpan. Sebaiknya tempat menyimpan arsip menggunakan lemaci atau filing cabinet atau lemari yang memang khusus untuk arsip. Lemaci (filing cabinet) yang berukuran standart yang biasa untuk menyimpan arsip, terdiri atas 3 atau 4 laci. Ruang yang digunakan untuk menyimpan arsipharus memperhatikan beberapa ketentuan agar arsip yang disimpan terjamin aman.

 

Kekecewaan

Teman-teman yang sekarang aku kenal dengan teman-temanku yang udah deket dari aku kecil sangat berbeda sekali karena temanku yang dulu tidak pernah yang namanya membuat hatiku sedih apalagi sampai air mataku menetes tapi teman yuang sekarang yang baru aku kenal dan baru aja akrab udah berani membuat hati ku sakit hati bahkan sampai membuat air mataku menetes dan yang lebih parahnya lagi berani-beraninya melabrak aku padahal temanku yang dari kecil udah kenal aku aja juga tidak pernah yang namanya menyakiti aku,malahan kalian yang baru kenal berani,keterlaluan sekali,,,,,dan yang aku kecewakan sekali yaitu tidak pernah yang namanya menghargai aku sama sekali,,,,,,aku benar-benar kecewa dengan teman  ku yang sekarang

PERSAHABATAN

Hard times don't last forever but true friendships do....
i'll alwaysbe there for anything you need......
Even if it's just someone to listen,,,,,,,,,,,

ceritaku

Aku mempunyai seorang adik yg ku sayangi,tp terkadang sering terjadi kejadiaan yg membuat sebuah keributan terkadang adiku yg laki-laki berantem dan terkadang adik perempuanku sering ribut sma kaka perempuanya.tapi semua itu yang membuat rumahku jadi terasa lebih ramai,dan membuat keluargaku menjadi tambah bahagia........
Apalagi kalo sudah kumpul bareng pasti kita cuma bercandaan terus sampai-sampai terkadang ada adiku yg menangis..dan jika sudah ada yang menangis bisa-bisa kita dimarahi ibu kita...........Karena aku sekarang jarang dirumah dan jika pulang kerumah cuma hari minggu adik-adiku ngrasa kesepian kalo tidak ada aku dan katanya jadi tidak ada yang mau ngajarin belajar dan katanya lagi kalo dirumah cuma 1 hari tidak puas.Kalo aku dirumah pasti adikku pada semangat belajarnya karena aku kalo ngajarin adikku belajar itu hrus serius gx boleh main-mainan sendiri.Dan sekarang juga karena aku jarang dirumah dan ibuku jarang ngajarin adikku.,nilai pelajaran adikku dan peringkat adiku sekarang menurun..................
dan itu merupakan hal yang sangat aku tidak suka......tetapi adkku yg perempuan berbeda karena dia anak'a rajin belajar nilai'a bagus-bagus dan peringkatnya juga baik.......
CUKUP SEGINI DULU INILAH CERITA ADIK-ADIKKU
KAKAK AKAN SELALU SAYANG PADA KALIAN ADIK-ADIKKU TERSAYANG.............