Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip dan perawatan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip arsip dari kerusakan, kerusakan arsip dapat disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor internal dan faktor eksternal.

Faktor internal adalah faktor-faktor yang disebabkan dari dalam, sedangkan faktor eksternal adalah faktor-faktor kerusakan yang disebabkan dari luar arsip.

1. 1. Kerusakan yang disebabkan dari dalam (faktor internal) dapat berasal dari unsur-unsur kertas, tinta, pasta atau lem.

 a. Kertas.

          Unsur-unsur yang terdapat pada kertas antara lain :

                             i.   Bahan baku kertas. Kertas dapat dibuat dari bahan-bahan seperti kapas, flas, merang, kayu dan lain-lain. Dari bahan apapun kertasdibuat, cellulose didalam kertas akan mengandung beberapa sifat pengawet dan sifat penghancur terhadap kertas itu sendiri.

                             ii.  Air. Air yang dipergunakan dalam proses pembuatan kertas kemungkinan air yang tidak bersih, sehingga kertas mengandung bakteri-bakteri yang merusakkan kertas.

                             iii. Bahan Lapisan Kertas/bahan tambahan. Untuk membuat kertas menjadi halus, licin, berwarna, kuat dan lain-lain dipergunakan bahan-bahan tambahan seperti : kanji, cuka, garam mineral, dan zat-zat kimia yang akan menimbulkan masalah-masalah tersendiri. Kanji misalnya, merupakan bahan makanan bagi berbagai macam serangga dan pertumbuhan berbagai jenis bakteri perusak kertas.

                b. Tinta.

         Tinta adalah alat tata usaha berupa cairan dalam berbagai warna

         yang dipergunakan untuk membubuhkan tulisan (huruf, angka)

         di atas kertas. Hal-hal yang perlu diketahui dalam penggunaan

         tinta adalah sebagai berikut :

                            i.  Pergunakanlah jenis tinta yang berkualitas baik (tidak

                            mudahluntur). Apabila tinta yang dipergunakan kurang baik

                            sangat merugikan, khusunya apabila kertas arsip kena air, atau

                            udara lembab.

                            ii. Ada beberapa jenis tinta antara lain tinta karbon dan tinta

                            yang dibuat dari pohon oak. Tinta yang dibuat dari pohon oak

                            dapat menimbulkan aksi-aksi kimia yang dapat merusakkan

                            kertas. Tinta karbon yang dibuat dari arang hitam dan lem arab

                            sebagai perekat tidak menimbulkan reaksi kimia, sehingga tidak

                            merusakkan kertas arsip. Kertas karbon banyak dipergunakan di

                            percetakan-percetakan.

  c. Pasta atau Lem.

        Pasta atau lem dipergunakan sebagai perekat. Menurut bahan

        baku yang dipergunakan, lem ada beberqpa macam yaitu :

                           I.    Lem yang terbuat dari tepung (sagu, gandum atau beras)

                           II.   Lem yang terbuat dari getah arab atau cellulose tape dan

                                 sejenisnya

                           III.  Perekat sintesis terutama polven acetate.

                                 Agar kertas-kertas arsip tidak mudah rusak, pergunakanlah
                                 lem atau perekat yang baik, jangan mempergunakanperekat
                                 yang dibuat dari getah arab atau cellulose tape. 

1. 2. Kerusakan akibat serangan dari luar (faktor eksternal) :

a. Kelembaban udara

b. Udara yang terlalu kering

c. Sinar matahari

d. Kotoran udara

e. Debu

f. Jamur dan sejenisnya

g.Rayap, gegat, dan tikus